Bạn đang có ý tưởng kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hay phát triển quy mô kinh doanh? Bạn cần tham khảo về phần mềm quản lý khách sạn và hiệu quả quản lý của nó đối với công việc kinh doanh khách sạn. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ chỉ ra nhiều ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời các bạn cùng xem qua. Để có lựa chọn thích hợp nhất cho vận hành kinh doanh của mình.
Chức năng của ứng dụng excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ
Phần mềm excel là một phần mềm bảng tính của Microsoft giúp cho công đoạn tính toán trở nên nhanh gọn. Phần mềm này đã sớm được dùng phổ biến trong các hoạt động kinh doanh từ lâu. Hiện tại, thường có khá nhiều khách sạn vừa và nhỏ cài đặt phần mềm này trong việc quản lý. Tất nhiên, với việc phát triển nhanh chóng của công nghệ, quá trình quản lý phòng khách sạn với phần mềm excel bộc lộ ra những nhược điểm, bên cạnh nhiều ưu điểm vốn có của nó.
Phần mềm excel hỗ trợ quản lý:
- Check in, check out khách ra vào hàng ngày
- Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, dõi theo tình trạng phòng không quá phức tạp (thông tin khách, thông tin phòng)
- In hóa đơn riêng cho từng dịch vụ, có thể in ngay cho khách
Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel
Ưu điểm
- Miễn phí, dễ dàng sử dụng:
Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, trợ giúp chúng ta triển khai một số công việc tính toán thông dụng một cách không quá khó. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho từng dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng tách thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu nhiều chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết các mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo yêu cầu của khách hàng.
- Lưu trữ, tra cứu và tính toán
Với một số hạng mục đơn giản, phần mềm từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu thường xuyên, giải các bài toán, tiện lợi cho công tác làm báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với nhiều bảng biểu bằng một số con số tỉ mỹ (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ tự động cập nhật khi thay đổi những tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng).
- Tiết kiệm chi phí, tối ưu doanh thu
Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được dùng thích hợp nhất cho nhiều quy mô khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm không đáng kể.
Nhược điểm
- Độ bảo mật dữ liệu thấp
Khi sử dụng phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể không quá phức tạp bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Vì chức năng phân quyền không được tích hợp. Và bảo đảm là một số chủ kinh doanh đều biết rõ hậu quả của việc này.
- Dễ xảy ra sai sót
Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ thích hợp cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn đến sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian.
- Khó kết hợp với nhiều báo cáo
Excel không thể tự động thống kê, tạo ra các báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Vì thế, bạn sẽ phải mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động lập báo cáo.
- Không phù hợp với khách sạn quy mô lớn
Đối với những khách sạn có hình thức từ 3 sao trở lên, tích hợp những loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không có thể phục vụ vấn đề quản lý nữa.
Từ nhiều ưu nhược điểm nói trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là phương án ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.
Tất nhiên, để hiệu quả nhất hoạt động kinh doanh, đem đến nguồn doanh thu về lâu dài hoặc trong trường hợp khách sạn muốn tăng số lượng phòng và triển khai thêm một số loại hình dịch vụ thì nên xem xét vấn đề cài đặt phần mềm quản lý chuyên biệt hơn.
Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa?
Tham khảo thêm: phần mềm quản lý massage
